O Arquivo é obrigatório para qualquer sociedade, este atualmente deve ser guardado pelo prazo de 10 anos, podendo haver prazo diferentes para certas atividades ou por imposição legal, nesse sentido todos os documentos contabilísticos devem ser arquivados, conservados e guardados em boa ordem.
Nos dias de hoje temos a opção de usar o arquivo digital, este traz algumas vantagens, sendo a principal o facto de o seu arquivo ser mais seguro e pratico, não existo o problema de conseguir conservar as pastas e papel, este material é facilmente danificado.
Um outro benefício direto a curto prazo é todo este arquivo estar a mão do sujeito passivo e do seu contabilista a qualquer altura, através das plataformas legais e online, o seu acesso é seguro, e não existe o problema de danificação do papel.
E este sistema não é mais caro, pergunta que muitos sujeitos passivos fazem, a resposta é clara, sim é mais dispendioso, o custo das pastas, material de arquivo e mesmo do papel que usamos para imprimir tem um custo bem menor que o aluguer que se paga a uma plataforma para salvar os nossos dados, todos os casos devem ser analisados, se o custo é suportável ou não, este sistema deve ser implementado sempre no inicio do exercício económico da sociedade, de modo a não existir 2 tipos de arquivo distintos no mesmo período fiscal.
Em síntese este novo sistema de arquivo digital, derivado as diversas regras que deve cumprir, ainda acarreta um custo elevado para a sociedade, mas por outro lado tem várias vantagens, como a acessibilidade e a segurança no seu arquivo.
A evolução da oferta no mercado pode vir originar uma melhoria no custo, aumentado assim o benefício deste tipo de arquivo.